繊細で働くことに苦労をしやすいHSP気質にとって、適職はあるのか？を考えるこの企画。
今回は「秘書」を取り上げます。
秘書というと、なんとなく華やかなイメージはありますが、実際にどんな仕事があるのか興味のある方もいらっしゃるのではないでしょうか？
いつもどおり、人材サービス業に精通し、様々な職種を見てきた＆自身もHSP気質である、私の視点からご紹介いたします。
是非、今後転職を検討する際は参考にしてみてください。
この記事で分かること
- 秘書の仕事内容
- HSP気質が活かせる点と、働く上で注意すべき点
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秘書とは
まずは秘書とはどんな仕事なのか確認していきましょう。
社長のスケジュール管理をしているイメージを持っている方も多いと思いますが、実際にはかなり幅が広いので、詳しくご紹介していきます。
経営者や企業の要職をサポートする職種
先程述べたとおり、「秘書は経営者の仕事をサポートする仕事」という点は誰しもがイメージできるかと思います。
しかし企業によっては、経営者の社長だけでなく、役員などの要職に対しても、秘書がついている場合があるのはご存知でしょうか？
もちろん一定以上の大規模な企業に限ってにはなりますが、企業によっては複数名の秘書が活躍しているところもあります。
また、上司1人に対して、1人の秘書というイメージもあるかと思いますが、企業によってはチーム制を採用しており、複数の秘書が専任担当を持たずに上司のサポートをしているところもあるようです。
秘書はどんなところで活躍している？
秘書が活躍する場所は、一般企業だけではありません。
例えば、医療機関の医師や経営者につく「医療秘書」、弁護士や司法書士につく「法律秘書」、その他「学校秘書」、「政治秘書」など、様々な場所で活躍しています。
ちなみに、活躍する場は様々ありますが、基本的な業務は上司のサポートという点に変わりはありません。
資格が必要？
「秘書になるには資格が必要」とお考えの方も多いかと思いますが、実際には資格がなくても働くことが可能です。
秘書の資格について代表的なものだと「秘書技能検定」や「CBS」などがあり、専門的な知識を有していることを証明できます。
秘書は比較的人気の職種になりますので、資格を持っている方が、いざ競争率が高くなった場合にアピールポイントの一つにすることができるため、資格があったほうが有利です。
専門学校や通信教育などもありますので、興味のある方は一度検索してみると良いでしょう。
秘書の仕事内容
秘書の基本的な知識を見てきたところで、具体的な仕事内容についてもご紹介していきます。
企業や業界によって差がありますので、一般的なものとして捉えてください。
電話・メール・郵便物対応
担当上司宛にかかってくる電話の応対や、メールの確認、郵便物の受け取りなど対応します。
忙しい上司の業務を効率化するために、秘書は窓口となり内容の精査を行います。
取引先と直接やり取りする場合もありますので、相手に失礼が無いようビジネスマナーに気を配らなければなりません。
また秘書の方で判断できる内容については、指示を仰がずに対応するケースもあります。
日頃から上司とコミュニケーションを取って、効率よく対応できるようにしておくと良いでしょう。
来客対応
上司あてに訪問してきた方の対応をすることも秘書の仕事です。
予め来社の時間を把握し、商談場所となる会議室をおさえる事や、来客時のご案内、上司への伝達、会議室への案内など対応します。
スケジュール管理
忙しい上司に代わってスケジュール管理も行います。
アポイントの日程調整を電話やメールで行ったり、打診があった予定に対して、上司に確認した上でスケジュールに組み込んだりといった対応を行います。
スケジュール管理は、未確定の予定と確定した予定をしっかりと把握し、ダブルブッキングにならないように配慮することが重要です。
文書や資料の作成、管理
忙しい上司に代わって、会議や商談などで使用する資料の作成も秘書の業務です。
上司の指示に従って作成をしますが、細かい部分までは指示が受けられない事もあります。
そんな時は、上司の好みや、指示された意図を汲み取り作成するなど、臨機応変に対応する事が必要です。
また、作成した資料や、会議・商談で使用した書類のファイリングも行い、いつでも資料を取り出せるよう管理する業務もあります。
その他身の回りのサポート
その他の業務として、上司の身の回りの細かいサポートも秘書が行います。
出張がある場合には、飛行機や新幹線の予約を始め、宿泊先の手配なども行いますし、取引先へ訪問する際には、手土産の手配、会食がある場合には会場の予約など、あげればきりがないほど多岐にわたります。
担当する上司の忙しさによる部分もありますが、本当に忙しい上司を担当する場合は、ありとあらゆることに対応する心構えが必要と言えるでしょう。
秘書に求められるスキル
基本的な仕事内容を確認したあとは、秘書として働くにあたって必要なスキルを見ていきましょう。
仕事内容でもご紹介したとおり、様々なスキルが求められる職種ですが、その中でも代表的なものを4つほどご紹介します。
①ビジネスマナー
まず1つ目はビジネスマナーです。
担当する上司とやり取りしているのは、他の企業の同等レベルの方であったり、会社にとっても重要な方だったりするケースがほとんどです。
そのため、秘書の応対によって取引や関係性に影響が出ないよう、細心の注意が必要となります。
ビジネスマナーについて、基本的なものは当たり前に見に付けている必要がありますが、重要人物に対して失礼が無いように、更に一歩踏み込んだプロフェッショナルな対応ができるようスキルを身につける必要があるといえるでしょう。
②コミュニケーション能力
コミュニケーション能力は様々な場面で必要となります。
例をあげると、まずは担当する上司との良好な関係が何よりも大事です。
仕事内容でご紹介したとおり、指示通りに業務をこなすこと以外に、上司の指示した意図を汲み取ったり、必要な対応を先回りして行うこともあるため、円滑に進めるためには、日頃からのコミュニケーションが欠かせません。
上司から信頼してもらう部分においても、非常に重要な点と言えるでしょう。
また、上司以外の方とやり取りする上でも、コミュニケーションは欠かせません。
仕事の善し悪しを決める重要なファクターであるため、日頃から磨いておくことをおすすめします。
③調整能力
スケジュール管理や様々な方とやり取りする上で調整能力はとても重要です。
上司のスケジュールや業務の状況をしっかりと把握し、円滑に仕事が進むように各所との連携や交渉を対応する必要があります。
④PCスキル
資料作成やメールなどの対応については、ほとんどの場面でPC作業があります。
PC操作においては高度なスキルを必要としないケースが多いものの、オフィス系ソフトについては問題なく扱えるくらいのスキルを持ち合わせていると有利と言えそうです。
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HSP気質が活かせる点と注意すべき点
最後にHSP気質が活かせる点と働く上で注意すべき点をお伝えします。
それぞれ一般的な内容となっていますが、一部私の主観も含まれていますので、御理解の上参考にしていただけるとありがたいです。
HSP気質が活かせる点
まずはHSP気質が活かせる点からです。
3つご紹介します。
①気配り力が活かせる
些細なことにも敏感に感じ取れるHSP気質は、その特性を「気配り力」として活かす事ができます。
何より、秘書の仕事として重要なのは、上司の仕事が円滑に進む事です。
その力を活かし、上司からも「気がきく秘書で助かる」と思ってもらえるようになれば、信頼を得る事ができるでしょう。
②丁寧な対応ができる
仕事や相手に対して丁寧な対応ができる事も挙げられます。
HSP気質の方は、自分がきっかけでミスが発生する事を人一倍嫌う為、自然と丁寧な対応がします。
時に丁寧すぎて仕事が遅くなってしまうこともありますが、上司からすれば、〇〇さんに任せておけば間違いないと思ってもらえるでしょう。
③危機管理能力が活かせる
HSP気質は敏感すぎる故に、先々の事にも神経を尖らせています。
この辺りが、精神的に辛い部分でもありますが、仕事をする上では、先々を見越して行動できることはとても重要な能力です。
先のことが分かっていたり、予測が立てられたりすると、自ずとピンチを回避する事につなげられます。
上司からの信頼を得る事もできますので、その能力を最大限活用していきましょう。
HSP気質が注意すべき点
続いてHSP気質が働く上で注意すべき点です。
こちらも3つあります。
①自分のペースで仕事ができない
上司の仕事をサポートするという仕事柄、業務は全て上司を中心としたものになります。
その為、自分のペースで仕事ができないという点は注意すべき点です。
HSP気質は仕事のペースを乱される事を嫌う性質がありますので、突発的な業務の依頼や、自分の思った通りに仕事を進めにくいことがあるとストレスにつながってしまうでしょう。
避暑として働く場合にはあらかじめ覚悟しておく必要がありそうです。
②気が合わない上司の担当になると辛い
秘書の業務の良し悪しは、自分の能力以外に、上司がどんな人かという点によっても大きく代わってきます。
やはり良くないのは、担当の上司と気が合わない事です。
コミュニケーションがうまく取れなかったり、仕事に対して厳しすぎたりすると、辛く感じてしまう事もあるでしょう。
この辺りは一般的な方でも嫌な部分かと思いますが、HSP気質は特にダメージとなりやすいので、注意が必要です。
担当する上司はなかなか選べませんので、秘書の仕事の宿命と割り切れないと、長く続ける事が難しいかもしれません。
③対人コミュニケーションが多い
秘書は事務職として捉えられやすいのですが、実際には社内外の様々な方とやり取りしながら業務を進める為、コミュニケーションは多い職種と言えます。
さらに、コミュニケーションを取る相手が会社にとって重要な人物である事も多い為、気が抜けない点も特徴的です。
コミュニケーションが苦手な方が多いHSP気質にとって、精神的な疲れを感じやすい部分かと思いますので、あらかじめ理解しておくと良いでしょう。
まとめ
今回は秘書の仕事を見てきました。
参考になりましたか？
細やかさや丁寧さが活かせる反面、ストレスに感じやすい要素も持ち合わせている職種になります。
転職を検討される際は、自身の性格とよく相談の上検討してみてくださいね！
