HSP気質の適職考察。
今回は受付（事務）をご紹介します。
職種としては、「受付」や「受付事務」と呼ばれたりしますが、一体どんな仕事内容なのでしょうか？
また、果たしてHSP気質に向いている部分はあるのでしょうか？
詳しく見ていきたいと思います。
いつも通り人材サービス業界で様々な職種を見てきた＆自身もHSP気質の私がご紹介いたします。
今後転職をお考えの際は是非参考にしていただけると嬉しいです。
この記事で分かること
- 受付（事務）の仕事内容
- HSP気質が活かせる点と注意すべき点
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受付（事務）とは
まずは受付（事務）とはどんな職種かをご紹介します。
基本的な部分を紹介しますので、職種に対する理解を深めていきましょう。
受付が活躍する職場
受付が活躍している職場は、思ったよりも多岐にわたります。
例えば下記のような業界です。
- 一般企業
- 病院・クリニックなどの医療機関
- ホテルのフロント
- エステや美容サロン
- スポーツクラブ
その名の通り受付なので、お客様の来訪を受け付ける事が主な仕事になりますが、業界ごとに細かい仕事内容は変わってきます。
一般的な事務職との違い
受付と言うと、カテゴリ的には事務職という印象をお持ちの方も多いかと思います。
実際にはそのとおりで、事務職の仲間となります。
ただ受付という名称が入っていることもあり、仕事の中心はあくまで受付業務とななります。
そのため、接客の要素が一般的な事務よりも大きい点は理解しておく必要があるでしょう。
求人募集を見ると、「受付」だけの表記のものもあれば、「受付事務」という職種で募集しているものもあります。
実際には「受付」の募集であっても庶務的な業務を合わせて行う事が多いようです。
ただし「受付事務」の場合は、事務業務のウエイトが多いことから、あえて事務とつけて募集している場合もあります。
実際の仕事内容は、応募の際に募集先企業に詳しく確認すると良いでしょう。
未経験でも働ける？
受付業務は未経験でも応募できる企業が多いイメージがあります。
ただし付帯業務の内容だったり、募集元が大手の企業だったりする場合には、必然的にその能力を持ち合わせている方が採用されやすくなるため、難易度が上がります。
また、受付という職種自体が求職者から人気の職種ですので、ライバルとなる応募者が多いことを理解しておかなければなりません。
転職への準備期間が多く取れる方であれば、秘書やオフィスワーク系の資格取得などを行っておくと、選考を有利に進められそうです。
受付（事務）の仕事内容
概要を掴んだところで、ここからは具体的な仕事内容を見ていきましょう。
先程ご紹介したとおり、業界や企業によって業務内容が異なるため、ここでは一般的な仕事内容を紹介します。
受付の仕事に興味が湧くか確認してみてください。
来客時の対応
まずは来客対応です。
来客対応は受付のメイン業務と言っても良いでしょう。
具体的には、来訪者に対して、会社名やお名前、目的を確認します。
打ち合わせなどの予定で来訪された際は、約束をしている対象者へ確認をし、会議室などへご案内をします。
入館証を発行する企業であれば、入室前の手続きも対応します。
訪問者の情報管理
受付で対応した来訪者の管理をするのも受付の仕事です。
一般企業であれば、来訪者カードへ記入頂いたものを受け取り、データベースへ登録したり集計を行ったりします。
病院であれば、初診の際に診察券の発行。
ジムやスポーツクラブなどでは、会員証の発行などにも対応します。
電話対応・部署連携
受付の業務として代表電話の対応を行う場合があります。
代表電話は、総合的な問い合わせの窓口になるため、電話いただいた相手の目的をよく確認し、該当の部署や担当者へスムーズに取り次ぐようにします。
会議室の予約対応
一般企業であれば、会議室の管理業務も行う事があります。
それぞれ会議室の予約状況を管理し、社内からの依頼に対して予約を取ります。
同時に来訪者の情報を予め確認しておき、実際に来訪があった際にスムーズに対応できるように準備することも業務の一つです。
清掃や庶務作業
受付は清掃や庶務作業を行う事があります。
具体的には、清掃だとエントランスや会議室などの共用部をきれいに保つこと。
庶務作業では、総務部が担当する業務の中で、書類の整理や封筒の封入作業などの単純作業などが挙げられます。
就業先によって受付業務自体の忙しさは様々ですが、あまり来訪者が多くない職場であれば、これらの庶務関連の仕事を兼務すると思っていたほうが良いでしょう。
受付に求められるスキル
具体的な仕事内容を確認したところで、受付に求められるスキルをご紹介していきます。
どれも高度なスキルを必要とするものではありませんが、重要なものです。
代表的なものを3つほどご紹介いたします。
①ビジネスマナー
まずはビジネスマナーです。
受付はその就業先の顔として、来訪者に良い印象を持ってもらえるように努める必要があります。
言葉遣いや、お辞儀などの所作については、最低限基本的なマナーを身につけておくと良いでしょう。
②コミュニケーションスキル
受付での対応は、人と人のコミュニケーションによって成り立ちます。
そのためコミュニケーションスキルも必要です。
来訪者も緊張していたり、不安を抱えていたりする場合もあります。
その方にあった対応の仕方ができると評価を高めることができそうです。
③PC操作スキル
システムなどへの登録作業や、事務関連の業務もあることから、PCの操作は必須となります。
そのため、難しい操作はできなくても、最低限スムーズな入力ができるくらいのスキルがあると無難です。
就業後の人事異動に備えたり、活躍の場を広げたりするためにも、日頃からオフィス関連のソフト操作は勉強しておくと良いでしょう。
HSP気質が活かせる点と注意すべき点
最後にHSP気質が活かせる点と、注意すべき点について見ていきましょう。
HSP気質も個人差があります。
ご自身の特性に合うか参考にしてみてください。
HSP気質が活かせる点
まずはHSP気質が活かせる点からです。
敏感で繊細な特徴を活かせる点について私が考える点をご紹介します。
①来訪者のことを的確に読み取ることができる
HSP気質は、相手の表情や雰囲気から、その人がどんな事を考えているのかを読み取ることが得意です。
その特技を活かして、相手の立場に立った対応ができるでしょう。
来訪者も様々な方がいらっしゃいます。
例えば「困っている」「急いでいる」「緊張している」などです。
その状況を的確に読み取り、適切に対応ができれば、来訪者に喜んでもらうことができるでしょう。
②細かな気遣いができる
HSP気質は不安が残るような仕事やミスすることを避ける傾向にあります。
簡単に言うと完璧主義に近いのですが、受付の仕事には「細かな気遣い」として活かすことができるでしょう。
例えば、来訪者の理解度に合わせて丁寧な案内ができることがあげられます。
自分のせいで来訪者に混乱を与えてしまうことがないよう、最新の注意を払って対応することができるので、気の利く受付として評価してもらうことができるはずです。
HSP気質が注意すべき点
続いてHSP気質が注意すべき点です。
一般的なHSP気質の方は下記３点を注意点としてご確認ください。
①マルチタスクに注意
受付の仕事は、思った以上に忙しい事があります。
特にHSP気質は忙しいと頭が混乱してしまうのですが、要因として「マルチタスク」が挙げられます。
マルチタスクは、一度に複数の業務を行う状態のことを指しますが、受付でも対応した方を待たせている間に別の方を対応しなければならない事があり、パニックに陥ることもあるでしょう。
働く環境にもよると思いますが、来訪者の対応は自分でコントロールできない部分でもありますので、予め理解しておくほうが良いと思います。
②人に見られながら働かなければならない
受付は来訪者の対応をする仕事柄、常に初対面の人の目に触れる場所で働かなくてはならないという点も注意が必要です。
HSP気質は他人の目をすごく気にしてしまう気質なため、見られていると感じると人一倍ストレスを感じてしまいます。
働く際は適度に休憩が取れるような職場を選ぶなどしたほうが良いかと思います。
③仕事中は緊張感が高め
先程の人の目に触れる点と言う部分に加え、緊張感が高いという点も注意が必要です。
どうしてもその企業や医療機関などの「顔」として対応することが求められます。
そのため、自分の行動次第でクレームが発生したり、評判を下げてしまったりというリスクが常にあるということです。
言葉遣いや振る舞い方、業務中は私語を慎まなければいけないなど、気が抜けないという事は理解しておくと良いでしょう。
まとめ
今回は受付（事務）についてご紹介しました。
いかがでしたか？
仕事自体はあまり難しくない印象を持った方もいるかと思いますが、勤務中はHSP気質が苦手とする環境に身を置くこともあることを理解する必要がありそうです。
転職をお考えの際は、職場の環境や勤務スタイルなどを事前に確認すると、働きやすい職場に出会えそうですね。
今後の転職の参考になれば幸いです。
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