HSP気質の適職について考えるこちらの企画。
今回は総務について考えていきたいと思います。
事務系のお仕事なので興味のある方も多いのではないでしょうか？
いつも通り、HSP気質で人材サービス系企業で働いている私の考えも交えてお伝えしていきたいと思います。
転職をお考えの際にぜひ参考にしていただけたら嬉しいです。
この記事で分かること
- 総務の仕事内容
- HSP気質にとっておすすめできる点と注意すべき点
「失敗しない転職」はプロのサポートが必須
おすすめ転職エージェントをご紹介します！
【登録はすべて無料】
①リクルートエージェント
リクルートエージェントのおすすめポイント
- 転職支援実績は累計41万1,000名以上（2017年3月期時点）
- 非公開求人の数は日本最大級
- キャリアアドバイザーの質やノウハウが豊富
リクルートエージェントについて詳しく知りたいという方はこちらもご覧ください。
②doda
dodaのおすすめポイント
- 「転職エージェント」以外に「転職サイト」として求人検索ができる
- 業界2位の豊富な案件数
- 充実の転職支援コンテンツ
dodaについて詳しく知りたいという方はこちらもご覧ください。
③パソナキャリア
パソナキャリアのおすすめポイント
- 親身なサポートが評価されている
- 平日・土曜日は夜間面談も対応
- 多くの方が年収UPに成功
パソナキャリアについて詳しく知りたいという方はこちらもご覧ください。
総務の仕事内容を知る
まずは総務のお仕事内容を見ていきましょう。
既に企業にお勤めの方なら大体想像がつくかと思いますが、おさらいも含めて確認していただけたらと思います。
総務とは？
企業には、売り上げを確保する営業部や、販売する商品を作り上げる企画部、お金の管理をする経理部など、企業にとって必要な業務ごとに部署が分かれているのは誰もが知っていますよね。
その中でも総務については、会社が会社として機能する為になくてはならない部署として、様々な業務をおこなっています。
具体的はどんなことをしているのでしょうか？
もう少し詳しく見ていきましょう。
総務の具体的な仕事内容
ここからは総務の具体的な仕事内容を紹介していきます。
会社の規模によって業務領域が異なりますので、基本的なものとして確認いただければと思います。
会社が使用している様々なモノの管理
会社は業務を行うために様々な物を購入して使用しています。
パソコンやコピー機や電話機、小さな物だと、身の回りにあるペンやクリップなど様々です。
このようなあらゆる備品の購入や管理を総務は行っています。
消耗品については在庫のチェックを定期的に行い、なくなる前に発注を行なったり、人事異動や新入社員の入社、会社の方向性に合わせて必要な備品を揃えたりすることも行なっているのです。
オフィスや建物の管理
社員が当たり前のように仕事ができているオフィスや建物の維持や管理も総務の仕事です。
オフィスがきれいに保たれるように清掃業者の手配や、空調、照明設備、防火設備の管理など、ありとあらゆるものの管理を行います。
自社ビルでなく、オフィスビルに入居している場合は建物のメンテナンスや、防災訓練など、その建物特有の決まりなどに合わせてスケジュールを調整することもあります。
それらを社員の営業活動に支障が出ないように対応することが総務として求められる仕事です。
代表電話や問い合わせ対応
会社によっては各部署の連絡先の他に、総合的な問い合わせを対応する代表電話やメールなどを設けています。
そこにきた問い合わせに対しては、総務が対応しているケースが多いようです。
電話については、新規のお客様からのお問い合わせや、会社に対しての営業電話、ユーザーからのクレームなど、総合的に対応している場合が多く、問い合わせの内容を確認し、該当の部署へ連携するなどして対応します。
会社の顔としてきちんと対応することが求められる業務です。
社内行事の企画・運営
全体に関わる行事の企画や運営についても総務が担当するケースが多いです。
具体的には、入社式や社員旅行、忘年会などがそれにあたります。
日々の業務に加えて、一年の中で決まった時期に行なっている行事についても対応するため、年末や年度末など特定の時期に忙しくなる特徴があることを知っておくと良いでしょう。
株主総会の企画や運営
株主総会の企画や運営も総務の仕事です。
総会の時期に合わせた会場の確保、株主へのご案内、懇親会の手配など、事前準備から当日の運営まで、一連の流れが滞りなく実施できるように準備を行います。
会社の代表として株主とやりとりをする為、失礼がないように対応することが大切です。
まだまだ幅広い総務のお仕事
これまで紹介してきた業務以外にも、
- 社内文書の作成
- 福利厚生関連の対応
- 社内のトラブル対応
など業務は多岐にわたります。
更に会社によっては、人事や経理、広報などの仕事を兼務している場合もあるようです。
縁の下の力持ちとして、様々な業務を行うことを念頭に置いておく必要がありそうですね。
総務に求められるスキル
ここからは総務に求められるスキルを確認していきましょう。
①パソコンスキル
総務は社内発信文書や株主総会総会の資料作成など、様々な場面でPCを使った業務があります。
基本的には一般的な事務職と同じくワード、エクセル、パワーポイントなどの基本操作ができれば問題ない求人が多いです。
②コミュニケーションスキル
社内の様々な部署や外部の業者とのやりとりが多い為コミュニケーション能力も求められます。
経営陣を含めた社内の全部署とやりとりをするのは唯一総務と言っても過言ではありません。
会社や社員に関わる様々な発信をすることも業務の一つなので、内容を正確にわかりやすく伝えるスキルも必要となります。
③調整力
総務は様々なスケジュール調整をすることも重要な仕事です。
株主総会や入社式、オフィスのメンテナンスなどを、会社の業務を滞らせる事なく実行していく必要があり、様々な部署と調整を図りながら計画を立てていきます。
多方面に気を配り調整する事が得意という方には、能力を発揮する機会が多くありそうです。
④情報処理能力
総務は様々なデータを取り扱いますので、その取り扱いや管理も重要な仕事です。
データを見やすい様にまとめ方を工夫したり、必要な際にすぐに取り出せるように管理したりと、適切に処理をしていく能力が求められます。
HSP気質におすすめできる点と注意すべき点
最後にHSP気質におすすめできる点と、注意すべき点を見ていきましょう。
ご自身の特性と照らし合わせて、自分に向くか確認してもらえたらと思います。
HSP気質におすすめできる点
まずはHSP気質におすすめできる点です。
3つご紹介します。
①縁の下の力持ちとして、気の利く対応ができる
総務は社員が気持ちよく働ける環境づくりに貢献する仕事とも言えます。
その為、人の気持ちを自然と理解できるHSP気質にとっては、総務として「どんな事をすれば社員に喜んでもらえるか」「どこを工夫すればもっと良くなるか」など、求められている仕事プラスαで様々なアイディアを考える事ができます。
自分の感覚に素直に仕事ができれば、きっと気の利く総務として活躍できるでしょう。
②リスクマネジメント力を活かせる
様々な調整が必要な総務の仕事も、HSP気質の特技である繊細さを活かせば、様々なリスクを先回りしてケアすることができるでしょう。
自分としては気づけて当然の事も、同僚は意外と気づいていなかったりするので、気づいたことは勇気を出して発言していくと良いかと思います。
③円滑な人間関係に貢献できる
人の気持ちに寄り添えるHSP気質は職場の人間関係にも貢献できます。
意見が衝突する時も両者の気持ちを理解した対応ができるため、職場でも重宝されるでしょう。
ただ人間関係で疲弊しやすい弱点もありますので、バランスを大切にする必要があります。
HSP気質が注意すべき点
続いてHSP気質が注意すべき点です。
こちらは4つご紹介します。
①マルチタスクになりがち
様々な業務に幅広く対応する総務は同時に対応なければならない事や、完了までの時間軸が異なる業務をいくつも抱えてしまうことがあります。
気づいたらマルチタスクになっていることがあり、頭が混乱してしまうため、HSP気質が苦手とするところです。
転職をお考えの際は、その企業の総務が行う業務領域を確認し、自分にできそうかをよく確認すると良いでしょう。
②事務職の中では仕事で関わる人が多い
事務職にも色々と種類がありますが、その中でも総務は社内、社外共に関わる人の数が多い点に注意する必要があります。
様々な人に気を使っているうちに疲弊してしまい、本来の力が出せないという事も人によってはあるかと思いますので、あらかじめ理解しておく必要があるでしょう。
③忙しい時期がある
株主総会や、社内のイベントなど、総務ならではの忙しい時期は、残業が増えたり、自分のペースで仕事ができなくなってしまうことがあります。
いずれもHSP気質が苦手とする働き方となりますので注意をした方が良いでしょう。
転職をお考えの際は、面接時に総務の年間の動き確認するようにすると、その企業の総務がどんな事を行なっていて、いつ頃が忙しそうかを知ることができます。
入社後にこんなはずではなかったということが起きないようにしたいですね。
④社員同士の交流を促進する立場が辛い時がある
総務はその仕事柄、忘年会や社員旅行の企画を担当することがあり、自ら苦手なシチュエーションを演出しなければならないことがあります。
更に場を盛り上げるために、積極的に参加しなければならないこともあり・・・。
HSP気質にとっては、なかなか大変なことが想像つくかと思います。
そういった事がどうしても苦手という方は、具体的な仕事内容を直接確認することもできますし、HPで採用情報を詳しく紹介している会社であれば、職場の雰囲気から仕事内容を想像することもできるでしょう。
また転職エージェントを活用していれば、気を使うことなく具体的な仕事内容を確認できますのでおすすめかと思います。
まとめ
総務のお仕事いかがでしたでしょうか？
事務職の1つではあるものの、HSP気質にとっては注意すべき仕事内容もあります。
転職の際はしっかりとその企業の総務がどんな仕事をしているのかを確認するとより良い転職に繋げられそうですね。
＼【無料登録】自己分析におすすめ「ミイダス」／
