働く事に苦手意識を持ちやすいHSP気質が、気持ちよく働けることを目指す「HSP気質の働き方改革」。
今回は「マルチタスクを避ける」事について取り上げます。
頭がパンクしやすいHSP気質にとって工夫すべきポイントであり、HSP気質を持ち合わせる私も意識しています。
私の仕事柄、営業職やオフィスワークでの経験や工夫がメインになりますが、どんな職種でも参考になる様な働き方を紹介できればと思いますので、ぜひ最後までご覧ください！
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マルチタスクが起きる原因
まずはなるべく避けたい「マルチタスク」が発生する原因について見ていきましょう。
基本的な事にはなりますが、一度文字に起こしてみようと思います。
原因その①「外的要因」
発生してしまう原因の一つは外から仕事が舞い込んできてしまうパターンです。
仕事をしている方なら、基本勤務中は何らかの業務をおこなっているかと思いますが、その作業を行なっている間に
- 上司から仕事を頼まれた
- お客様から電話がかかってきた
- クレームなどの緊急対応が発生した
など、みなさん経験があるかと思います。
大体その様な時は、行なっていた業務の手を止めて対応しなければならない為、マルチタスクになってしまいます。
また、そういう時ほど、いくつも対応しなければならない事が重なってしまいがちですよね。
私も、営業職という仕事柄、主にお客様対応についてマルチタスクになってしまうことが多いです。
原因その②「内的要因」
マルチタスクは自分自身の仕事の進め方によっても発生してしまいます。
その多くは、自分の中でやるべき事や優先順位が整理できていない時に発生しやすいです。
私の例をご紹介すると、何かしている最中に、
- 電話しなければならない用事を思い出した
- 上司に頼まれていた仕事を忘れていた
- 締切のある他の業務を思い出した
などが頭の中に浮かんできてしまい、気づけば様々な業務を並行して行っていることがあります。
HSP気質がマルチタスクを特に避けたほうが良い理由
基本的にどんな方でも、マルチタスクが仕事の生産性を下げてしまうという点は当てはまるでしょう。
しかし、これがHSP気質となると、仕事の生産性以外にも良くない影響が出るため、意識して避ける必要があります。
どんな影響かというと、
- 頭がパニック状態になってしまい、通常の精神状態でいられなくなる
- 思ったように業務が進められず「仕事を辞めたい」と考えてしまう
- 知らない間にストレスを溜めてしまい、終わる頃にはヘトヘトになってしまう
などです。
このように、主に精神的な部分への負担が非常に大きくなり、体の不調を感じたり、仕事をやめたいという発想になったりと、良くない方向へ進んでしまう恐れがあります。
上記のことからも、HSP気質の方はなるべくマルチタスクを避けたほうが良いということをお分かりいただけましたでしょうか？
HSP気質な私的「シングルタスクのコツ」
ご紹介してきたとおり、仕事をストレスなくすすめる上でも、マルチタスクを避けて、シングルタスクを意識していく事は非常に重要です。
かくいう私も、ストレスを溜めない働き方を工夫する中で、シングルタスクについては、様々試してきました。
最後に私のオススメするシングルタスクのコツをお伝えして終わりにしたいと思います。
全部で4つご紹介します。
どれも簡単なものなので、参考になるものがあれば、ぜひお試しください。
①PCのブラウザやフォルダの工夫
まず1つ目はPCのブラウザやフォルダの工夫についてです。
PCで作業を行うと、気づけば無数のタブやフォルダが立ち上がっていて、消せない（作業が終わっていない）状態になってしまいますよね？
これこそまさにマルチタスクになっている状況を表しており、気づかないうちに自ら悪い状況を作り出してしまっています。
工夫できる点としては、
「1つの作業が終わったら一旦すべてのタブを閉じてから次の作業を行う」
ということです。
まずは目の前のことに集中して、最後までやりきる。
そして、やりきったらタブを全部閉じられるかを確認してみましょう。
もしここでタブを閉じることができなければ、その作業が終わっていないということになりますので、一つ一つしっかりとやりきるという習慣が身につきます。
また、一つのことを行っている最中に関係ない他のタブに目移りすることがなくなるので、
集中力を高めることもできますよ。
②通知を切る
2つ目は「通知を切る」ということです。
こちらは主に、お手元の携帯電話やパソコンなどのデバイスがそれに当たります。
何らかの通知の際に音やバイブレーションで知らせる設定になっているという方は多いかと思いますが、通知が来ると作業を止めて確認してしまいますよね？
これもマルチタスクを誘発する原因の一つとなります。
理想は「通知をさせずに自分のタイミングで見る」ように、すべての通知を切ってしまうことです。
さすがに電話の着信通知をさせないと不都合がある方もいらっしゃるかと思いますので、可能な限り通知を切ってみましょう。
私も電話の着信以外は全て切っており、その代わりに業務の合間にチェックするようにしています。
通知を切ってみると、目の前のことに集中することができますので、シングルタスクを意識して業務を行えます。
更に自分がいかに通知のチェックに無駄な時間を使っていたかということや、通知がなくても特に問題がないということに気づくことができます。
より時間を効率的に使うようになれる効果もあるためおすすめです。
デバイスの通知を切ることについては下記でも紹介しています！
③タスク管理
3つ目はタスク管理です。
マルチタスクは自分の頭が整理できていなかったり、忙しさを感じていたりすると発生しやすいです。
そのため、やるべきことが常に整理されていると慌てることがなく「１つ１つタスクに対応していけば大丈夫」という気持ちになれます。
タスク管理はノートや付箋やクラウドなど、ご自身が管理しやすいやり方で良いのですが、ポイントをお伝えすると、
- いつでも確認・整理ができる
- すべてのタスクが一覧できる
- 優先順位に合わせて並べ替えができる
が挙げられます。
ちなみに私はgoogleカレンダーのtodo機能を活用しています。
クラウドでいつでも入力ができたり、日別の振り分けや並べ替えが直感的に操作できるので、個人的に一番おすすめです。
④すぐに手をつけない
4つ目は「すぐに手を付けない」です。
どんな仕事でも、必ずイレギュラーなことが発生しますよね？
そしてそのイレギュラーなことは、大体優先順位が高い場合が多いということも共通しているかと思います。
でも、そんなイレギュラーな状況であっても少し落ち着いて、まずは頭の中を整理するところから始めると良いでしょう。
- 今対応している業務をどこで中断するのが良いか？
- そのイレギュラー対応はどんな順番でこなすのが良いか？
- どのくらいの時間がかかりそうか？
- 周りに協力を仰ぐべきか
- その日に対応しなければならないタスクはあと何があるか？
- イレギュラー対応をするために、翌日に回せる業務はないか？
など、ポイントとしては舞い込んできたイレギュラー業務のことだけではなく、自分が抱えている業務全体を俯瞰することが重要です。
頭の中の整理さえできれば、あとは一つずつこなしていくだけになりますので、シングルタスクに近い状態で、落ち着いて対応することができるのでおすすめですよ。
まとめ
今回は、どうしても発生してしまうマルチタスクに対して、どのように対処していくべきかをお伝えしてきました。
HSP気質にとってマルチタスクは、気づかないうちに疲労を抱えてしまうボディブローのようなものです。
日頃からシングルタスクを意識することによって、快適に働けることもあるかと思いますので、是非参考にしていただけたらと思います！
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