敏感で繊細なHSP気質の適職を考察するこの企画。
今回は「営業事務」について考えていきたいと思います。
人気のオフィスワークでありながら、「営業」とついていると、なんだか気が引けちゃいますよね？
後ほどご紹介していきますが、皆さんの想像通りの部分と、思ったより魅力的に思える部分とあるかと思います。
人材業界で様々な企業の仕事を見てきた私の視点も交え、詳しく紹介していきますので、ぜひ転職を検討する際の参考にしてください。
この記事で分かること
- 営業事務の仕事内容
- HSP気質にとっておすすめできる点とそうでない点
転職をお考えの方にはおすすめの転職サービスもご紹介しています！
是非参考にしてください。
■転職エージェントに興味のある方はこちら
■転職サイトに興味のある方はこちら
営業事務とは
まずは営業事務とはどんな職種なのか確認していきましょう。
営業事務に課せられたミッションと、いわゆる一般的な事務との比較でご紹介していきます。
営業事務のミッションとは？
営業事務のミッションを一言で言うと、
「営業部門のサポート」
と表現するのが適当かと思います。
営業部門が商品を販売し、売り上げを獲得してくる動きに対して、事務的な側面からサポートを行う重要な役割を担っているため、営業事務は会社の利益に関わるとても大切な職種と言えます。
一般事務との違い
同じ事務職の中でポピュラーな一般事務とはどのように異なるのでしょうか？
営業事務も一般事務のように、書類作成やデータ入力などの、いわゆる事務作業も行います。しかし、大きく異なる点は、クライアントとのコミュニケーションが含まれる点です。
後ほど仕事内容や必要なスキルもご紹介しますが、営業事務ならではの業務やスキルがありますので、一般事務とは異なる職種という事を理解しておくと良いでしょう。
営業事務の仕事内容とは
ここからは営業事務の仕事内容についてご紹介していきます。
仕事内容は企業や、企業の販売している商材毎に異なります。
あくまで一般的なものとしてご紹介していきますので、参考にしてくだい。
①様々な書類作成
営業事務が作成する書類は、営業スタッフのサポートをする職種柄、必然的に商談に必要なものが多くなります。
代表的なものとしては、
- 見積書
- 契約書
- 発注書
- 納品書
- 請求書
などです。
ある程度の規模の企業ともなれば、これらはすべでフォーマットが用意されていたり、システムがきちんと整備されていますので、最初から作成するということはあまりありません。
ただし、クライアントに届ける「お金に関わる書類」となりますので、数字のミスが発生しないように最新の注意を払う必要があります。
②顧客対応
営業は、商談や新規開拓などの売り上げを獲得する動きがメインとなります。
そのため、顧客の問い合わせや細かいやりとりなどの対応がおろそかになりがちです。
そんなウィークポイントをフォローするのも営業事務の仕事となります。
営業所にかかってくる、お客様からの電話に対応したり、不在の営業に代わってメールの送付や、受注の対応などをしたりします。
③顧客管理
会社の財産である、顧客管理も営業事務が担っているケースが多いです。
住所・連絡先・担当者など、お客様の基本的な情報に加えて、これまでの取引実績などをデータベースへ入力、ストックしていきます。
既存のお客様以外にも、新規のアプローチ先の検索なども行い、営業が売り上げ獲得に注力できるようにサポートを行います。
④受注から出荷までの対応
お客様や営業担当から商品の受注の連絡があった際は、お客様の手元に商品が届くまでの対応を行います。
取引の長いお客様とは、営業担当を介さずに直接発注を受けたり、一連の対応を行なったりすることがありますので、ミスが無いように確実に処理を行うことが必要となります。
営業事務に必要なスキル
ここからは営業事務に必要なスキルについて確認していきましょう。
特に重要な項目を3つご紹介します。
①PCスキル
まず一つ目はPCスキルです。
お仕事の内容でもご紹介しましたが、資料を作成したり、データを入力したりと、業務の多くをPCで行いますので、扱いに慣れているとスムーズに業務を行うことができるでしょう。
企業にもよりますが、営業事務はあまり高いPCスキルを求められる印象はありません。
WordやExcel、PowerPointなどの基本的な操作ができれば応募できる企業は多いです。
② 全般的な事務処理能力
PCに限らず、全般的な事務処理能力も必要です。
まずは間違いなく、確実に処理をすることが何よりも大切になりますが、経験を積んでいくにつれて、スピードや効率のアップも求められていくでしょう。
③コミュニケーションスキル
お客様と直接やりとりする事が多い営業事務にとって、コミュニケーションスキルはとても重要です。
むしろ、先ほどご紹介した2つのスキルがどんなに高くても、コミュニケーションが苦手という場合は営業事務は避けた方が無難でしょう。
通常の電話応対に加え、営業に代わって商品の説明や、提案をする機会も発生する場合があります。
臨機応変なお客様対応ができると、信頼を獲得できるでしょう。
HSP気質におすすめできる点とそうでない点
最後にHSP気質におすすめできる点と、そうでない点をご紹介します。
HSP気質といっても様々なタイプの方がいますので、自分の気質に合うか検討の材料にしてもらえたらと思います。
HSP気質におすすめできる点
まずはHSP気質におすすめできる点です。
3点ご紹介します。
①気配り力が活かせる
細い部分にも気付けるHSP気質は、気配り力が高く、周りからの信頼を獲得しやすいでしょう。
特にお客様と直接やり取りをすることが多い営業事務は、営業担当とともにお客様から評価される立場にありますので、気が利く事務スタッフだと思ってもらうことはとても大切です。
HSP気質の方は頑張らなくても、自然とお客様が求めているような振る舞いができる傾向にありますので、有利な点と言えます。
②慎重な性格が活かせる
HSP気質はとても慎重に物事すすめる特性があり、営業事務の仕事にもその気質が活かせます。
営業事務は社内の事務処理を行う一般事務に比べて、ミスをした際はお客様との取引に直接影響が出てしまいます。
特にお客様から受けた受注については、ミスをしてしまうと約束の期日までに納品ができないこともありますので、特に慎重に処理を行わなければなりません。
作業は特別速くなくても、慎重に正確な対応ができるHSP気質の特性は、きっと職場でも重宝されるはずです。
③人の気持ちや意図を汲み取れる
人の気持ちや意図を敏感に感じ取れるHSP気質の特性も営業事務に活かせます。
お客様とのやり取りでは、会話の中の微妙なニュアンスや雰囲気を感じ取ることがとても大切です。
特に営業担当や商品に不満を持っている際は、意外とお客様は直接教えてくれず、ある日突然取引が終了なんて事も。
事前に察知することによって手を打てることも多く、その予兆はお客様からしか感じ取ることができません。
HSP気質は人間観察が得意と言われていますので、その点も有利に働くでしょう。
HSP気質におすすめできない点
続いてHSP気質におすすめできない点をご紹介します。
こちらも3点です。
①顧客対応がプレッシャーに感じることがある
営業事務はその職種柄、顧客対応がプレッシャーになります。
自分のミスによって取引に支障が出てしまう事もありますので、緊張感を持って業務にあたらなければなりません。
プレッシャーに負けないようにするためには、1人で抱え込まない事が1番です。
営業事務はチームでた業務を行なっているケースが多いので、周りの事務スタッフと確認しながら業務をおこなったり、大事なところは営業担当の確認を入れるなど、工夫できる点もあるでしょう。
②気遣いが多く疲れやすい
お客様と直接やり取りすることが多い営業事務は、気を使う事がとても多いです。
特に、初対面の方とやり取りすることは、HSP気質が苦手とするところですので注意が必要です。
また、お客様にも様々なタイプの方がいますので、自分と気の合わない方と接しなければならない事もあります。
そういったシチュエーションが特に苦手という方は、避けた方が良いかもしれません。
③急な業務対応が発生する
営業事務は、ルーチン作業ももちろんありますが、業務はお客様中心で行うために、急な業務対応が発生する事があります。
例えば、見積書作成や資料作り、受注対応などです。
急な業務対応が発生すると、依頼が入ったタイミングによっては残業が発生しますので、長時間労働が苦手なHSP気質にとっては辛い点と言えるでしょう。
この辺りは避けて通れない部分ではありますが、営業担当に早めの業務依頼をお願いする、翌日対応で良いものを、無理にその日に行わないなど、工夫できる点もありそうです。
まとめ
今回は営業事務について考察をまとめてみました。
参考になりましたか？
たしかに営業事務は、事務職の中では大変そうなイメージがありますが、その分会社の売り上げに関われるやりがいも併せ持っています。
HSP気質だからと言って、必ずしも続けていくのが難しい仕事とも言い切れませんので、やりがいを少しでも感じられたら挑戦してみる価値はあるのではないでしょうか？
今後の転職活動に役立ててもらえたら嬉しいです！
転職をお考えの方にはおすすめの転職サービスもご紹介しています！
是非参考にしてください。
■転職エージェントに興味のある方はこちら
■転職サイトに興味のある方はこちら
